이메일 에티켓:참조 대 숨은 참조가 가장 좋은 전략은 언제입니까?

참조는’참고’

참조의 가장 일반적인 오용 중 하나는 루프에 사람들을 유지하는 것입니다 말할 수있는 가장 좋은 방법은 아닙니다.

당신이나 당신이 아는 다른 사람들이 습관적으로 다른 사람들을 이메일에서 참조하여 무슨 일이 일어나고 있는지 알려 줍니까? 의도는 좋지만 참조 정보를”귀하의 정보”로 사용하는 것이 동료에게 정보를 제공하는 가장 좋은 방법은 아닙니다.

예,지정된 수신자가 필요한 정보만 제공하는 사용자 지정 이메일을 여러 개 작성하는 것보다 모든 이메일에 참조를 추가하는 것이 더 쉽습니다. 그러나 그 참조는 궁극적으로 여러 가지 방법으로 생산성 저하 될 수 있습니다:

• 메시지가 주로 전달되지 않았기 때문에 참조 수신자가 메시지를 전혀 읽지 않을 수 있습니다. 이 혼란과 오해로 이어질 수 있습니다. 그리고 그것은 너의 수령인에 무게를 달는 전자 우편 불요반사파에 추가한다.
• 그들이 당신의 이메일을 읽는다면,왜 당신이 그들을 포함 시켰는지,그리고 그들이 정말로 알아야 할 메시지의 어떤 부분을 식별하려고하면 하루 중 시간이 걸립니다.
• 당신이 참조하는 사람들이 당신이 전달하려는 것을 멀리 올 것이라는 보장은 없습니다.

대신해야 할 일

더 나은 이메일 에티켓을 연습하려면 참조 참조를 참고로 사용하지 마십시오. 나는 종종 최고의 루프에서 사람들을 유지하는 방법에 대한 기업 관리자를 훈련. 나는 그들을 참조 사용 하는 대신 직접 밖으로 도달 조언.

이것은 다른 사람에 대한 존중의 표시이며,의사 소통의 명확한 방법이기 때문에,그것은 그들이 자신의 초점을 유지하는 데 도움이됩니다.

다른 사람을 참조하는 대신 원본 이메일에서 공유하려는 정보를 잘라내어 붙여 넣습니다. 이메일을 전달하는 이유를 설명하고 참조가 필요한 사람에게 직접 보냅니다.

이것은 그들이 당신의 메시지를 잘못 해석 할 가능성을 제거하고,그들이 실제로 당신의 이메일을 열 것이다 확률을 증가시킨다.

누군가를 참조하는 대신”받는 사람”줄에 넣고 원본 메시지에서 직접 주소를 지정하십시오. 예를 들어,”안녕,앨빈–나는 우리의 회의를 요약하기 위해 쓰고 있어요. 카를로스,어제 우리가 합의한 것을 당신이 알기를 원했기 때문에 당신을 복사하고 있습니다.”

우리 모두는 우리가 직장에서 올바른 궤도에 있다는 것을 완전히 확신하지 못하는 상황에서 자신을 찾습니다. 어떤 사람들은 완전히 확신하고 필요한 경우 정확한 정보를 제공하기 위해 차임 할 수 있다고 생각하는 상사를 참조하여 이러한 상황을 처리하려고합니다. 그러나이 전략은 항상 예상대로 작동하지 않습니다.

보스 참조

다음은 예입니다. 너가 너가 큰 계획사업에 계약자에게 주고 있는 방향에 관하여 불확실한 조금 느끼고 있다 것 을 말하자,그래서 너는 계약자에게 너의 전자 우편안에 너의 두목을 참조한다. 그녀가 너의 행동 방침에 합의하지 않으면 이것이 너의 두목에게 너를 정정하는 기회를 줄 것을 너는 계산한다.

그러나이 참조는 실제로 많은 것을 달성하지 못합니다. 나가 일찌기 언급했다시피,그녀에게 연설하지 않았기 때문에 너의 두목은 모두에 전자 우편을 읽지 않을지도 조차 모르지 않았다. 그리고 그녀가 그렇게한다면,그녀는 당신이 그녀가 당신과 동의한다는 것을 확인하기 위해 그녀를 참조하고 있다는 것을 깨닫지 못할 수도 있습니다. 또한,그녀를 참조하는 것은 당신에게 책임을 면제하지 않습니다.

‘받는 사람’라인에 상사 추가

확실하지 않은 경우 계약자와 의사 소통하기 전에 상사가 의도를 실행하는 것이 좋습니다. 또는”에”선에 너의 두목을 추가하고,그때 메시지안에 그녀를 연설하고 그녀의 입력을 초대하십시요. 예를 들어: “프란체스카,나는 우리가 함께 가야 생각 5,000,000 7 전단지. 제리,당신이 동의하지 않는 경우 알려 주시기 바랍니다.”

참조 기능을 사용하지 않고 대화에 사용자 추가

당신이 이메일 스레드의 발신자가 아닌 경우 루프에서 다른 사람을 유지하기 위해 참조를 사용하는 것은 특히 위험하다.

예를 들어,당신이 당신의 동료 베티와 카를로스에 이메일을 보내 가정 해 봅시다. 베티는 다시 쓰고 참조는 다른 동료 데브라와 에릭의.

이것은 이메일 에티켓의 큰 경과입니다. 당신은 대화가 당신,베티와 카를로스 사이가되도록 의도했습니다. 그러나 베티는 당신의 허락없이 대화를 확장,이는 무례를 보여줍니다.

여기서 더 나은 전략은 무엇입니까? 초기 이메일 교환 중에 베티는”이 모든 것은 데브라와 에릭이 최근에 작업 한 것과 관련이 있습니다. 당신은 토론에 그들을 데려에 대해 어떻게 생각하십니까?”

수동 공격적 참조 방지

다음은 종종 사람들을 미치게 만드는 또 다른 참조 과실입니다:이메일을받는 사람에게 응답하도록 압력을 가하기 위해 스레드에 새로운 사람을 추가합니다.

에릭이 질문으로 이메일을 보냈다고 가정 해 봅시다. 그러나 며칠이 지나고 당신은 대답하지 못합니다. (어이,것은 미쳤다.)

그래서 에릭은 자신의 질문을 다시 이메일로 보냅니다.

약간 넣어,이 생산적이지 않다. 그것은 당신과 함께 에릭의 작업 관계를 손상. 그리고 그것은 당신의 상사에게 시간을 낭비합니다.

메시지에 적합한 채널 선택

이 상황에서 나의 추천은 중요한 원칙으로 돌아갑니다:생산적인 비즈니스 커뮤니케이터가되는 부분은 메시지를 전달할 올바른 채널을 선택하는 것입니다.

이 경우,에릭은 아마도 전화 또는 직접 방문,당신의 상사를 참조하는 것보다 당신과 함께 다시 동그라미 할 수있는 더 직접적인 방법을 발견해야한다.

참조

를 통한 마이크로매니징은 리더가 모든 커뮤니케이션에 대해 직접 보고서를 참조하도록 요구함으로써 나쁜 이메일 에티켓을 보여줄 때 특히 해를 끼칩니다.

나는 그들의 직접적인 보고가 모든 커뮤니케이션에 그들을 참조할 것을 요구한 매니저에 관하여 클라이언트가 넋두리한다 것 을 들었다. 쿨하지! 이것은 미세 관리이며 심지어 괴롭힘으로 볼 수 있습니다.

이 문제의 영향을받는 리더십 팀과 이야기 할 때,나는 그것이 어디에서 왔는지 조사하는 것이 좋습니다. 그들은 직원을 불신합니까? 그들은 통제 문제가 있습니까?

이 작업을 수행하는 관리자라면 중지하십시오. 당신은 자신과 팀 구성원을 덜 생산적으로 만들고 있습니다. 그런 다음 이러한 방식으로 행동하도록 유도 한 근본적인 문제를 해결하십시오.

받은 편지함을 보호하십시오!

받은 편지함을 쳤을 때 이메일을 무시하더라도 가장 중요한 작업에서 관심을 돌리게됩니다. 확실히 더 나은 방법이 있습니다. 이메일의 맹공격을 처리하고 전반적인 생산성 및 업무 만족도를 높이는 방법에 대해 알아보십시오!

숨은 참조 조심

윤리적으로,당신은 숨은 참조와 함께 흔들리는 땅에 있어요.

숨은 참조의 일반적인 용도는 기본 받는 사람이 알기를 원하지 않는 사람과 메시지를 공유하는 것입니다.

의도하지 않은 결과를 조심하라

그러나 윤리는 제쳐두고,숨은 참조로 의도하지 않은 결과를 초래할 가능성이 너무 많다. 예를 들어,난 당신에 대해 들어 본 적이 확신,또는 경험,숨은 참조의 비스듬히 사라졌다에 대한 공포 이야기,같은 누군가가 그들이 숨은 참조라고하고 안타’모든 회신’응답 몰랐을 때와.

비공개 메시지를 위한 보다 안전한 전략

개인적으로 이메일을 공유해야 하는 상황을 보다 안전하게 처리할 수 있는 방법을 가르칩니다. 그런 다음”보낸”폴더로 이동하여 메시지를 전달하여”개인”받는 사람에게 보내는 이유를 알립니다. 예를 들어,”베티,아래는 내가 데브라에게 보낸 메시지입니다.”

숨은 참조를 사용하는 것이 좋을 때

숨은 참조를 사용하는 것이 좋은 이메일 에티켓 인 경우 큰 그룹 이메일을 보내는 상황이 하나뿐입니다.

대규모 그룹 이메일을 보내는 경우 숨은 참조를 사용하여 받는 사람의 개인 정보를 보호하고 그룹의 모든 사람이 특히”감사합니다.”

다시 말하지만,이 문서가 당신과 당신의 동료를위한 귀중한 자원 역할을 바랍니다. 당신이 좋은 이메일 에티켓에 대한 자세한 내용을 보려면,나는 이메일 모범 사례에 대한 추가 통찰력을 추가하고 이메일이 지원하는 방법보다는 생산성을 억압 할 수 있습니다. 당신이주의 관리,또는 내 능력 생산성 워크 플로우 관리 시스템에 대한 자세한 내용을 보려면 또는 이러한 링크를 클릭합니다.

이메일 에티켓에 대한 추가 정보

참조 및 숨은 참조 탐색은 좋은 이메일 에티켓 연습의 한 측면 일뿐입니다. 이것은 차례로 동료 및 자신이보다 생산적 일 수 있도록 도와줍니다. 여기 건강한 주의 관리를 지원하는 약간 전자 우편 에티켓 끝은 더 있는다.

• 피하거나 시간 후 이메일을 줄일 수 있습니다.

  늦은 밤에 이메일을 보낼 수 있습니다. 왜? 주제는 당신의 마음에 신선하기 때문에 당신은 그것에 대해 잊고 싶지 않아.

  즉각적인 회신이 필요 없기 때문에 괜찮다고 생각합니다. 그러나 너의 메시지는 아직도 일에서 차단하고 그들이 사무실이상으로 필요로 하는 이완,회복 시간을 얻기에서 수령인을 지킨다.

  표준 업무 시간까지 긴급하지 않은 이메일을 보관하는 것이 더 친절하고 생산적입니다. 긴급 뭔가 오면,전화 또는 문자 대신 이메일.

  리더 여러분,사무실에서 근무 시간외 이메일을 중심으로 지침을 설정하여 팀의 생산성을 지원할 수 있습니다. 자세한 내용은”늦은 밤 이메일이 팀을 해치고 있습니다.”

• 응답 시간

  “이메일에 응답”한다는 것은 무엇을 의미합니까? 다른 사람들은 응답에 대해 서로 다른 표준을 가지고 있습니다. 중요한 것은 당신이와 교통하는 사람들과 동일한 페이지에 있는이다.

  팀을 이끌 경우 이메일이 일상적인 요청에만 사용된다는 지침을 설정할 수 있습니다. (이메일은 동기 통신으로 의도되지 않았습니다! 더 빠른 응답을 요구하는 아무거나는 다른 커뮤니케이션 수로를 통해 취급되어야 한다.(

  이렇게 하면 팀원들이 받은 편지함을 지속적으로 확인해야 한다는 느낌을 받을 수 있고 중단 없는 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.)

• 사려 깊은 이메일 작성

  당신이 보내는 이메일에 조금 더 많은 시간을 넣으면 훨씬 더 명확해질 수 있습니다. 이렇게 하면 잘못된 의사소통이 줄어듭니다.

  이메일 수신자를 돕기 위해 할 수 있는 한 가지는 더 많은 정보가 풍부한 제목 줄을 작성하는 것입니다. 예를 들어,”중요!”너의 지배를 받는 선으로,추진하고 이렇게 중요한 것을 말하십시요:”취소되는 오후 3 시 회의.”

  메시지 본문에서 동료가 더 효율적이되도록 도와주세요. 이것을 하기 위하여는,특별하게 너가 수령인을 무언가를 하라고 요구하면,가능한것과 같이 기술 적이고,명확하 있으십시요. 예를 들어,”금요일의 의제”대신”금요일 회의 전에이 의제를 검토하십시오”라고 쓰는 것이 더 직접적입니다.”

• 스레드를 점프하지 마십시오

  이것은 당신이 제목 줄에 무엇이든에 메시지를 제한해야 함을 의미합니다. 예를 들어,누군가가’회의록’이라는 제목으로 이메일을 보내고 콘텐츠에 회의록이 있는 경우,’회의록’이라는 제목으로 회신하지 마십시오.: 회의록”하지만 메시지가 완전히 관련이없는 것에 관한 것이어야합니다. 이 경우 새 제목 줄로 새 메시지를 시작하는 것이 좋습니다.

좋은 전자 우편 에티켓을 실행함것은 너의 동료에 너의 관계를 개량하고 너의 모두가 생산적 이을것을.

생산성 향상 및 이메일 에티켓 개선

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• “개인 생산성 비밀”
• “벽없는 일”(직장 리더에게 권장)
• “주의 관리”

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