電子メールのエチケット:CC対BCCはいつ最もよい作戦であるか。

Ccは’FYI’と言う最良の方法ではありません

ccの最も一般的な誤用の一つは、ループ内の人々を維持することです。

あなた、またはあなたが知っている他の人は、習慣的に彼らが何が起こっているかを知らせるために電子メールで他の人をccしますか？ 意図は良いですが、ccを”あなたの情報のために”として使用することは、同僚に情報を提供する最良の方法ではありません。

はい、任意の電子メールにccを追加する方が、特定の受信者が必要とする情報のみを提供する複数のカスタム電子メールを記述するよりも簡単です。 しかし、そのccは最終的にいくつかの点で生産性の低下に終わる可能性があります:

• メッセージは主にそれらに宛てられていなかったので、あなたのcc’d受信者はそれをまったく読まないかもしれません。 これは混乱と誤解につながる可能性があります。 そしてそれはあなたの受け手で重量を量る電子メールの散乱に加える。
• 彼らがあなたのメールを読んだ場合、あなたがそれらを含めた理由と、彼らが本当に知る必要があるメッセージのどの部分を識別しようとすると、その日から時間がかかります。
• あなたがccの人々があなたが伝えることを意図したもので離れて来るという保証はありません。

代わりに何をすべきか

より良い電子メールのエチケットを練習するには、CCをFYIとして使用するのをやめてください。 私は頻繁にループで最もよく人々を保つ方法の団体のマネージャーを訓練する。 私はccを使用する代わりに直接手を差し伸べることをお勧めします。

これは他者への敬意の表れであり、コミュニケーションのより明確な方法であるため、彼らの焦点を維持するのに役立ちます。

誰かをcc’ingの代わりに、元の電子メールから共有したい情報をカットして貼り付けます。 あなたが一緒に電子メールを渡している理由を説明し、あなたがcc’dを持っているだろう人に直接送信します。

これは、彼らがあなたのメッセージを誤って解釈する可能性を排除し、彼らが実際にあなたのメールを開く確率を高めます。

誰かをccする代わりに、それらを”to”行に入れ、元のメッセージで直接アドレス指定します。 例えば、”こんにちは交流員のアルビンで私の書きまとめを行った。 カルロス昨日合意したことを知って欲しかったからコピーしてる”

CcでCYAしないでください

私たちは皆、私たちが仕事で正しい軌道に乗っていることを完全に確信していない状況で自分自身を見つけます。 一部の人々は、必要に応じて正確な情報を提供するためにチャイムを鳴らすことができると思う、完全に確信している彼らの上司をcc’ingすることによ しかし、この戦略は常に期待どおりに機能するとは限りません。

あなたの上司をCC’ing

ここに例があります。 あなたが大きいプロジェクトの建築業者に与えている方向について少し不確実を感じている、従って建築業者へのあなたの電子メールのccあなたの主任を言うことを許可しなさい。 あなたは、彼女があなたの行動方針に同意しない場合、これはあなたの上司にあなたを修正する機会を与えることを理解しています。

しかし、このccは実際にはあまり達成しません。 私が先に述べたように、あなたの主任は彼女に演説しなかったので電子メールを全然読まないかもしれない。 彼女がしない場合、彼女はあなたが彼女があなたに同意することを確認するために彼女をcc’ingしていることに気付かないかもしれません。 そしてまた、彼女をcc’ingは責任のあなたを免除しません。

“To”行に上司を追加

わからないときは、請負業者と通信する前に上司によってあなたの意図を実行する方が良いでしょう。 または、上司を”to”行に追加してから、メッセージで彼女に対処し、彼女の入力を招待します。 例えば: “フランチェスカ、私たちは5×7チラシで行くべきだと思います。 ジェリー、同意しない場合はお知らせください。”

Ccを使用せずに会話に人を追加する

あなたが電子メールスレッドの発信者でない場合、ccを使用して他の人をループに留めておくことは特に危険です。

たとえば、同僚のBettyとCarlosに電子メールを送信したとします。 ベティは書き返す-そしてccはあなたの他の同僚DebraとEricです。

これはメールのエチケットの大きな経過です。 ベティとカルロスの間に会話をするつもりだった しかし、ベティはあなたの許可なしに会話を拡大し、それは無礼を示しています。

ここでより良い戦略は何ですか？ 最初の電子メール交換の間に、Bettyは何かのような言うことができる、”これはDebraおよびEricが最近取り組んでいるものにすべて実際に関連している。 あなたはそれらを議論に持ち込むことについてどう思いますか？”

受動的で積極的なCc’ingを避ける

ここでは、多くの場合、人々が狂った駆動する別のcc’ing失言があります：応答するように電子メールの受信者に圧力をかけるた

エリックがあなたに質問をメールしたとしましょう。 しかし、数日が経過し、あなたは返信に失敗します。 (こんにちはていただくことに狂いにくくなっております。●)

だからエリックは再びあなたに彼の質問をメールし、今回はあなたの上司をcc’ing。

軽く言えば、これは生産的ではありません。 それはあなたとエリックの仕事上の関係に損害を与えます。 そして、それはあなたの上司のための時間を無駄にします。

あなたのメッセージのための右のチャネルを選びなさい

この状態の私の推薦は重要な主義に戻る:生産的なビジネス伝達者であることの部分はあな

この場合、エリックは上司に電話をかけるよりも、おそらく電話や対面で訪問するよりも、あなたと一緒にサークルバックするより直接的な方法を見つ

Ccを介したマイクロ管理

リーダーがすべての通信について直接報告をccするように要求することにより、悪い電子メールのエチケットを示した場合、特に有害である。

私は顧客が彼らの直接報告がすべてのコミュニケーションのccにそれらを要求したマネージャーについて不平を言うことを聞いた。 クールではありません！ これはマイクロマネージングであり、いじめと見ることさえできます。

私がこの問題の影響を受けた指導者チームに話すとき、私は彼らがそれがどこから来ているのかを調べることをお勧めします。 彼らは彼らの従業員を不信にしていますか？ 彼らは制御の問題を持っていますか？

あなたがこれをするマネージャーなら、やめてください。 あなた自身およびあなたのチーム-メンバーをより少なく生産的にさせている。 その後、このように行動するためにあなたを運転してきた根本的な問題に対処します。

あなたの受信トレイを保護！

受信トレイにヒットしたときにメールを無視しても、最も重要な仕事からあなたの注意をそらします。 間違いなくより良い方法があります。 電子メールの猛攻撃を処理し、あなたの全体的な生産性を向上させる方法を学ぶ—と仕事の満足度！

Bccに注意してください

倫理的には、あなたはbccで不安定な地面に乗っています。

bccの一般的な用途は、プライマリ受信者に知らせたくない人とメッセージを共有することです。

意図しない結果に注意してください

しかし、倫理はさておき、bccで意図しない結果をもたらす可能性が多すぎます。 たとえば、誰かが彼らがBcc’dであることに気付かず、”すべて返信”を押して応答するなど、Bccがゆがんでしまったという恐怖の話を聞いたことがあるか、経験したことがあると確信しています。

プライベートメッセージのためのより安全な戦略

私はあなたが個人的に電子メールを共有する必要がある状況を処理するためのより安全な方法を教 次に、”送信済み”フォルダに移動してメッセージを転送し、”プライベート”受信者になぜ送信しているのかを警告します。 例えば、”Betty、以下は私が彼女の頻繁な遅れに注意を喚起するためにDebraに送ったメッセージです。”

Bccを使用してもいいとき

bccを使用することが良い電子メールエチケットである唯一の状況があります：大規模なグループメールを送信します。

大規模なグループメールを送信する場合は、bccを使用して受信者のプライバシーを保護し、特に”ありがとう”のような不要なメッセージでグループ内の誰もが”すべて”

ここでも、この記事があなたとあなたの同僚にとって貴重なリソースとして役立つことを願っています。 あなたは偉大な電子メールのエチケットについての詳細を学びたい場合は、私は電子メールのベストプラクティスに追加の洞察を追加し、どのように電子メールは、あなたの生産性を抑制するのではなく、サポートすることができます。 または、注意管理、またはmy Empowered Productivity workflow management systemについて詳しく知りたい場合は、これらのリンクをクリックしてください。

電子メールのエチケットについての詳細

ccとbccをナビゲートすることは、良い電子メールのエチケットを実践する一側面にすぎません。 これは、あなたの同僚、そしてあなた自身がより生産的になるのを助けます。 ここに健康な注意管理を支える少数のより多くの電子メールのエチケットの先端はある。

• 時間後の電子メールを避けるか、または減らしなさい。

  夜遅くにメールを送るかもしれません。 どうして？ トピックはあなたの心の中で新鮮であり、あなたはそれを忘れたくないからです。

  あなたはすぐに返信する必要はありませんので、それは大丈夫だと思います。 しかしあなたのメッセージはまだ仕事から切断し、オフィスの外で必要とする穏かな、restorative時間を得ることからの受け手を保つ。

  緊急でないメールを標準の営業時間まで保持する方が親切で生産的です。 緊急の何かが出てくる場合は、電話やテキストの代わりに電子メールで送信します。

  リーダーは、時間外の電子メールのまわりであなたのオフィスの指針を置くことによってあなたのチームの生産性を支えることができます。 詳細については、私のHBRの記事”あなたの深夜の電子メールはあなたのチームを傷つけています。”

• 応答時間について明確にする

  “電子メールに応答する”とはどういう意味ですか？ 異なる人々は、応答性の周りに異なる基準を持っています。 重要なことは、あなたが通信する人々と同じページにあることです。

  チームをリードする場合は、メールを日常的な要求にのみ使用するガイドラインを設定することができます。 （メールは同期通信であることを意図したことはありませんでした！ より高速な応答を必要とするものは、別の通信チャネルを介して処理する必要があります。)

  これにより、チームメンバーは常に受信トレイをチェックする必要があると感じなくなり、中断のない作業に多くの時間が与えられます。

• 思慮深いメールを書く

  あなたが送信するメールにもう少し時間を置くだけで、それらをより明確にすることができます。 これは誤解を削減します

  あなたの電子メールの受信者を助けるためにあなたができることの一つは、より多くの情報が豊富な件名を書くことです。 例えば、”important!”あなたの件名として、先に行くととても重要なものを言う：”午後3時の会議がキャンセルされました。”

  あなたのメッセージの本文では、あなたの同僚がより効率的になるのを助けます。 これを行うには、特に受信者に何かをするように依頼している場合は、できるだけ説明的かつ具体的にしてください。 たとえば、「金曜日の議題」だけではなく、「金曜日の会議の前にこの議題を確認してください」と書く方が直接的です。”

• スレッドをジャンプしないでください

  これは、件名にあるものにメッセージを制限する必要があることを意味します。 たとえば、誰かが件名”会議の議事録”をメールで送信し、コンテンツに会議の議事録が含まれている場合は、件名”Re”で返信しないでください: 議事録、”しかし、メッセージは完全に無関係な何かについてである必要があります。 この場合、新しい件名で新しいメッセージを開始することをお勧めします。

よい電子メールのエチケットを練習することはあなたの同僚とのあなたの関係を改善し、あなた方皆がより生産的であるのを助けます。

生産性を高め、電子メールのエチケットを改善しなさい

このポストの物のようなより多くの電子メールの作戦を見つけるために私の本を点検しなさい:

• “個人の生産性の秘密”
• “壁のない仕事”（職場リーダーにおすすめ）
• “注意管理”

または、あなたの構成の特定の問題および私の解決があなたの話すことおよび訓練の必要性のための適合であるかどうか話すために私に連絡