Cc nie jest najlepszym sposobem na powiedzenie ” FYI ”
jednym z najczęstszych nadużyć cc jest informowanie ludzi na bieżąco.
czy ty, lub inni ludzie, których znasz, Zwykle cc innych na maile tylko po to, aby dać im znać, co się dzieje? Chociaż intencja jest dobra, używanie cc jako „dla twojej informacji” nie jest najlepszym sposobem informowania współpracowników.
tak, łatwiej jest dodać cc do dowolnej wiadomości e-mail niż napisać wiele niestandardowych wiadomości e-mail, podając tylko informacje potrzebne danemu odbiorcy. Ale to cc może ostatecznie doprowadzić do spadku produktywności na kilka sposobów:
- ponieważ wiadomość nie była adresowana głównie do nich, odbiorca cc może jej w ogóle nie przeczytać. Może to prowadzić do nieporozumień i nieporozumień. I dodaje do bałaganu wiadomości e-mail ważącego odbiorcę.
- jeśli przeczytają twój e-mail, próba rozeznania, dlaczego je uwzględniłeś i jakie części wiadomości naprawdę muszą wiedzieć, wymaga czasu.
- nie ma gwarancji, że ludzie, których cc, odejdą z tym, co zamierzałeś przekazać.
co zrobić zamiast tego
aby ćwiczyć lepszą Etykietę e-mail, przestań używać cc jako FYI. Często szkolę menedżerów korporacyjnych, jak najlepiej informować ludzi na bieżąco. Radzę im skontaktować się bezpośrednio, zamiast używać cc.
jest to znak szacunku dla innych, a ponieważ jest to wyraźniejszy sposób komunikowania się, pomaga im utrzymać koncentrację.
zamiast kogoś cc ’ ING, Wytnij i wklej informacje, które chcesz udostępnić z oryginalnego e-maila. Wyjaśnij, dlaczego przekazujesz wiadomość e-mail i wyślij ją bezpośrednio do osoby, którą chcesz wysłać.
eliminuje to szansę, że błędnie zinterpretują Twoją wiadomość i zwiększa prawdopodobieństwo, że faktycznie otworzą Twoją wiadomość e-mail.
zamiast cc 'ING kogoś, umieścić je w linii” do ” i adres do nich bezpośrednio w oryginalnej wiadomości. Na przykład: „cześć, Alvin-piszę, aby podsumować nasze spotkanie. Carlos, kopiuję cię, bo chciałem, żebyś wiedział, co uzgodniliśmy wczoraj.”
Nie CYA z Cc
wszyscy znajdujemy się w sytuacjach, w których nie jesteśmy do końca pewni, że jesteśmy na dobrej drodze w pracy. Niektórzy ludzie starają się poradzić sobie z takimi sytuacjami przez cc ’ ING swojego szefa, który jest całkowicie pewien i, ich zdaniem, może dzwonek w celu dostarczenia dokładnych informacji w razie potrzeby. Ale ta strategia nie zawsze działa zgodnie z oczekiwaniami.
CC ’ oning your Boss
oto przykład. Załóżmy, że czujesz się trochę niepewnie co do wskazówek, które dajesz wykonawcy na duży projekt, więc cc swojego szefa w e-mailu do wykonawcy. Myślisz, że to da twojemu szefowi możliwość poprawienia cię, jeśli nie zgodzi się z Twoim postępowaniem.
Ale To cc faktycznie niewiele daje. Jak wspomniałem wcześniej, twój szef może nawet nie przeczytać e-maila, ponieważ nie był zaadresowany do niej. A jeśli to zrobi, może nie zdawać sobie sprawy, że chcesz jej potwierdzić, że się z Tobą zgadza. Poza tym, cc ’ inging nie zwalnia cię z odpowiedzialności.
Dodaj swojego szefa do linii ” do ”
gdy nie jesteś pewien, lepiej sprawdzić swoje intencje przez szefa przed komunikacją się z wykonawcą. Lub dodaj swoją szefową do linii „do”, a następnie zwróć się do niej w wiadomości i zaproś ją do wejścia. Na przykład: „Francesca, myślę, że powinniśmy użyć ulotki 5×7. Gerry, daj nam znać, jeśli się nie zgadzasz.”
dodawanie osób do rozmów bez użycia Cc
używanie cc do utrzymywania innych w pętli jest szczególnie ryzykowne, gdy nie jesteś pomysłodawcą wątku e-mailowego.
powiedzmy, że wysyłasz maila do swoich kolegów. Betty odpisuje, a cc to twoi współpracownicy Debra i Eric.
to jest wielka klapa etykiety e-mail. Chciałeś, żeby rozmowa była między Tobą, Betty i Carlosem. Ale Betty rozszerzyła rozmowę bez Twojej zgody, co świadczy o braku szacunku.
Jaka jest tu lepsza strategia? Podczas pierwszej wymiany e-maili Betty mogła powiedzieć coś w stylu: „to wszystko jest naprawdę istotne dla tego, nad czym Debra i Eric ostatnio pracowali. Co sądzisz o włączeniu ich do dyskusji?”
jeśli zarządzasz zespołem lub firmą, dobrym pomysłem jest utworzenie ogólnofirmowej polityki e-mailowej, która może zawierać reguły, takie jak nie dodawanie kogoś do istniejącego wątku e-mail. Potrzebujesz pomocy w ustawieniu firmowej polityki e-mail? W tym poście pomagam czytelnikom dowiedzieć się, jak stworzyć politykę e-mail, która poprawia wydajność.
unikaj pasywno-agresywnego Cc 'ING
oto kolejna gafa cc’ ING, która często doprowadza ludzi do szaleństwa: dodawanie nowej osoby do wątku, aby wywrzeć presję na odbiorcę wiadomości e-mail, aby odpowiedział.
powiedzmy, że Eric ma do ciebie pytanie. Ale mija kilka dni, a ty nie odpowiadasz. (Hej, wszystko jest szalone.
więc Eric ma jeszcze raz swoje pytanie do Ciebie, tym razem cc ’ u twojego szefa.
delikatnie mówiąc, to nie jest produktywne. To niszczy współpracę Erica z Tobą. I to marnuje czas dla twojego szefa.
wybierz odpowiedni kanał dla swojej wiadomości
moja rekomendacja w tej sytuacji sięga do ważnej zasady: częścią bycia produktywnym komunikatorem biznesowym jest wybór odpowiedniego kanału, aby przekazać wiadomość.
w tym przypadku Eric powinien znaleźć bardziej bezpośredni sposób, aby wrócić do ciebie niż cc ’ ining twojego szefa, być może z telefonem lub osobistą wizytą.
mikrozarządzanie przez Cc
jest to szczególnie szkodliwe, gdy lider wykazuje złą Etykietę e-mail, wymagając, aby ich bezpośrednie raporty cc je na wszystkich komunikatach.
słyszałem, że klienci narzekają na menedżerów, którzy wymagają, aby ich bezpośrednie raporty cc je na wszystkich komunikatach. Niefajnie! To jest mikrozarządzanie i może być nawet postrzegane jako zastraszanie.
kiedy rozmawiam z zespołami kierowniczymi dotkniętymi tym problemem, sugeruję, aby zbadali, skąd pochodzi. Nie ufają swoim pracownikom? Mają problemy z kontrolą?
jeśli jesteś menedżerem, który to robi, przestań. Zmniejszasz produktywność siebie i członków zespołu. Następnie rozwiąż wszelkie podstawowe problemy, które skłoniły cię do działania w ten sposób.
Chroń Swoją Skrzynkę Odbiorczą !
nawet jeśli po prostu zignorujesz e-maile, gdy trafią do twojej skrzynki odbiorczej, odwracają twoją uwagę od najważniejszej pracy. Zdecydowanie jest lepszy sposób. dowiedz się, jak radzić sobie z atakami e—mail i zwiększyć ogólną produktywność-i satysfakcję z pracy!
są szanse, że otrzymujesz cc ’ D na setki e-maili, które nie mają żadnej wartości lub zainteresowania dla ciebie. Przeczytaj mój post Jak mierzyć Produktywność: 3 poziomy, aby dowiedzieć się, jak radzić sobie z atakiem e—maili i zwiększyć ogólną produktywność-i satysfakcję z pracy!
uwaga na Bcc
etycznie, stajesz się niepewny z bcc.
powszechnym zastosowaniem bcc jest dzielenie się wiadomością z kimś, o kim nie chcesz, aby główny odbiorca wiedział.
uważaj na niezamierzone konsekwencje
ale pomijając etykę, istnieje po prostu zbyt wiele możliwości niezamierzonych konsekwencji w przypadku bcc. Na przykład, jestem pewien, że słyszałeś lub nawet doświadczyłeś horrorów o Bcc, które poszły na marne, na przykład gdy ktoś nie zdawał sobie sprawy, że są Bcc i naciska „Odpowiedz wszystkim”, aby odpowiedzieć.
bezpieczniejsza strategia dla prywatnych wiadomości
uczę bezpieczniejszego sposobu radzenia sobie z sytuacjami, w których musisz prywatnie udostępnić e-mail: najpierw Wyślij swój e-mail do głównego odbiorcy. Następnie przejdź do folderu” wysłane „i przekaż wiadomość, ostrzegając” prywatnego ” odbiorcę, dlaczego do niego ją wysyłasz. Na przykład, „Betty, poniżej jest wiadomość, którą wysłałem do Debry, aby zwrócić uwagę na jej częste opieszałość.”
kiedy można używać Bcc
jest tylko jedna sytuacja, w której używanie bcc jest dobrą etykietą e-mail: wysyłanie dużej grupy e-maili.
jeśli wysyłasz e-maile dużej grupy, użyj bcc, aby chronić prywatność odbiorców i uniemożliwić komukolwiek w grupie „odpowiadanie na wszystkie”, zwłaszcza niepotrzebnymi wiadomościami, takimi jak ” dziękuję.”
ponownie, mam nadzieję, że ten artykuł służy jako cenne źródło dla Ciebie i Twoich współpracowników. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wspaniałej etykiecie e-mail, dodałem dodatkowy wgląd w najlepsze praktyki e-mail i jak e-mail może wspierać, a nie tłumić, produktywność. Możesz też kliknąć te linki, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zarządzania uwagą lub mojego systemu zarządzania produktywnością.
więcej o etykiecie e-mail
poruszanie się po cc i bcc to tylko jeden z aspektów praktykowania dobrej etykiety e-mail. To z kolei pomaga Twoim współpracownikom – i tobie-być bardziej produktywnym. Oto kilka wskazówek etykiety e-mail, które wspierają zdrowe zarządzanie uwagą.
-
unikaj lub zmniejszaj wiadomości e-mail Po godzinach.
możesz wysłać maila późno w nocy. Dlaczego? Ponieważ temat jest świeży w twoim umyśle i nie chcesz o nim zapomnieć.
uważasz, że jest OK, ponieważ nie potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi. Ale twoja wiadomość nadal powstrzymuje odbiorcę od odłączenia się od pracy i uzyskania relaksującego, odnawiającego Czasu, którego potrzebuje poza biurem.
ładniejsze i bardziej wydajne jest przechowywanie pilnych wiadomości e-mail do standardowych godzin pracy. Jeśli pojawi się coś pilnego, zadzwoń lub napisz zamiast wysyłać e-maile.
Liderzy, możesz wspierać produktywność swojego zespołu, ustalając wytyczne w biurze wokół poczty e-mail Po godzinach. Aby dowiedzieć się więcej, Zobacz mój artykuł HBR „Twoje nocne e-maile szkodzą Twojemu zespołowi.”
- być jasne o czasach odpowiedzi
co to znaczy być „reaguje na e-mail”? Różni ludzie mają różne standardy dotyczące responsywności. Ważne jest, aby być na tej samej stronie, co ludzie, z którymi się komunikujesz.
jeśli prowadzisz zespół, możesz ustawić wskazówkę, że e-mail jest używany tylko do rutynowych żądań. (E-mail nigdy nie miał być komunikacją synchroniczną! Wszystko, co wymaga szybszej reakcji, powinno być obsługiwane przez inny kanał komunikacji.)
to uwalnia członków zespołu od poczucia, że powinni stale sprawdzać swoje skrzynki odbiorcze i daje im więcej czasu na nieprzerwaną pracę.
- Pisz przemyślane e-maile
poświęcenie trochę więcej czasu na wysyłane e-maile może sprawić, że będą one o wiele bardziej jasne. Ograniczy to błędną komunikację
jedną rzeczą, którą możesz zrobić, aby pomóc odbiorcom wiadomości e-mail, jest pisanie bardziej bogatych w informacje tematów. Na przykład, zamiast używać „ważne!”jako temat, śmiało, powiedz, co jest tak ważne:” 15: 00 Spotkanie odwołane.”
w treści wiadomości pomóż współpracownikom być bardziej wydajnymi. Aby to zrobić, bądź jak najbardziej opisowy i konkretny, zwłaszcza jeśli prosisz odbiorców o zrobienie czegoś. Na przykład bardziej bezpośrednie jest napisanie „proszę przejrzeć ten porządek obrad przed piątkowym spotkaniem” zamiast tylko „porządek obrad na piątek.”
- nie przeskakuj wątku
oznacza to, że powinieneś ograniczyć Wiadomości do tego, co jest w temacie. Na przykład, jeśli ktoś wyśle Ci wiadomość e-mail z tematem „meeting minutes”, a treść zawiera protokół ze spotkania, nie odpowiadaj z tematem ” Re: protokół spotkania”, ale niech wiadomość będzie o czymś zupełnie niezwiązanym. W takim przypadku lepiej rozpocząć nową wiadomość od nowego tematu.
praktykowanie dobrej etykiety e-mail poprawia relacje z kolegami i pomaga wszystkim być bardziej produktywnym.
Zwiększ produktywność i popraw Etykietę e-mail
sprawdź moje książki, aby znaleźć więcej strategii e-mail, takich jak te w tym poście:
- „sekrety produktywności osobistej”
- „Praca bez ścian” (zalecane dla liderów w miejscu pracy)
- „Zarządzanie uwagą”
lub skontaktuj się ze mną, aby porozmawiać o konkretnych kwestiach w Twojej organizacji i czy moje rozwiązania są odpowiednie dla Twoich potrzeb mówienia i szkolenia.