Eticheta e-mailului: când este CC vs BCC cea mai bună strategie?

Cc nu este cel mai bun mod de a spune ‘FYI’

una dintre cele mai frecvente abuzuri ale cc este de a ține oamenii la curent.

tu, sau alte persoane pe care le cunoașteți, în mod obișnuit cc alții pe e-mailuri doar pentru a le spune ce se întâmplă? Deși intenția este bună, utilizarea cc ca „pentru informațiile dvs.” nu este cea mai bună modalitate de a informa colegii.

da, este mai ușor să adăugați un cc la orice e-mail decât să scrieți Mai multe e-mailuri personalizate care să furnizeze doar informațiile necesare unui anumit destinatar. Dar acest cc poate ajunge în cele din urmă să fie o scurgere de productivitate în mai multe moduri:

• deoarece mesajul nu le-a fost adresat în primul rând, este posibil ca destinatarul cc să nu-l citească deloc. Acest lucru poate duce la confuzie și lipsă de comunicare. Și se adaugă la dezordinea de e-mail cântărind pe destinatar.
• dacă îți citesc e-mailul, încercarea de a discerne de ce i-ai inclus și ce părți ale mesajului trebuie să știe cu adevărat necesită timp din ziua lor.
• nu exista nici o garantie ca oamenii pe care ii urmariti vor veni cu ceea ce intentionati sa transmiteti.

ce trebuie să faceți în schimb

pentru a practica o mai bună etichetă de e-mail, nu mai utilizați cc ca FYI. Adesea antrenez managerii corporativi cu privire la modul de a ține cel mai bine oamenii la curent. Îi sfătuiesc să ajungă direct în loc să folosească cc.

acesta este un semn de respect față de ceilalți și pentru că este un mod mai clar de comunicare, îi ajută să-și mențină concentrarea.

în loc să cc ‘ ing pe cineva, tăiați și lipiți informațiile pe care doriți să le partajați din e-mailul original. Explicați de ce transmiteți e-mailul și trimiteți-l direct persoanei pe care ați fi cc ‘ d.

acest lucru elimină șansa ca ei să interpreteze greșit mesajul dvs. și crește șansele ca ei să vă deschidă de fapt e-mailul.

în loc de cc ‘ ing cineva, le-a pus în „la” linie și adresa-Le direct în mesajul original. De exemplu, ” Bună, Alvin – scriu pentru a rezuma întâlnirea noastră. Carlos, te copiez pentru că am vrut să știi ce ne-am înțeles ieri.”

nu CYA cu un Cc

cu toții ne aflăm în situații în care nu suntem complet siguri că suntem pe drumul cel bun la locul de muncă. Unii oameni încearcă să se ocupe de aceste situații de cc ‘ ing seful lor, care este complet sigur și, ei cred, pot interveni pentru a furniza informații exacte în cazul în care este necesar. Dar această strategie nu funcționează întotdeauna așa cum era de așteptat.

CC ‘ ing seful tau

Iată un exemplu. Să presupunem că vă simțiți puțin nesigur cu privire la direcțiile pe care le oferiți unui antreprenor într-un proiect mare, așa că vă ccați șeful în e-mailul către antreprenor. Îți dai seama că acest lucru îi va oferi șefului tău posibilitatea de a te corecta dacă nu este de acord cu cursul tău de acțiune.

dar acest cc nu realizează de fapt prea multe. După cum am menționat mai devreme, șeful tău s-ar putea să nu citească deloc e-mailul, deoarece nu i-a fost adresat. Și dacă o face, s-ar putea să nu-și dea seama că o cc ‘ ING pentru a confirma că este de acord cu tine. Și, de asemenea, cc ‘ ing ei nu te absolvă de responsabilitate.

adauga seful tau La ‘La’ linie

atunci când nu sunteți sigur, este mai bine pentru a rula intențiile de seful tau înainte de a comunica cu contractantul. Sau adăugați șeful dvs. la linia” Către”, apoi adresați-o în mesaj și invitați-i intrarea. De exemplu: „Francesca, cred că ar trebui să mergem cu fluturașul 5 7. Gerry, te rog să ne spui dacă nu ești de acord.”

Adăugați persoane la conversații fără a utiliza Cc

utilizarea cc pentru a menține pe alții în buclă este deosebit de riscantă atunci când nu sunteți inițiatorul unui fir de e-mail.

de exemplu, să presupunem că trimiteți un e-mail colegilor Dvs. Betty și Carlos. Betty scrie înapoi-și cc sunt ceilalți colegi ai tăi Debra și Eric.

acesta este un interval mare de eticheta de e-mail. Ai intenționat ca conversația să fie între voi, Betty și Carlos. Dar Betty a extins conversația fără permisiunea ta, ceea ce arată lipsă de respect.

care este o strategie mai bună aici? În timpul schimbului inițial de e-mailuri, Betty ar putea spune ceva de genul: „Acest lucru este cu adevărat relevant pentru ceea ce Debra și Eric au lucrat în ultima vreme. Ce părere ai despre aducerea lor în discuție?”

evitați Cc ‘ing pasiv-agresiv

Iată o altă gafă cc’ ING care îi înnebunește adesea pe oameni: adăugarea unei persoane noi la un fir pentru a presiona destinatarul e-mailului să răspundă.

să presupunem că Eric vă trimite un e-mail cu o întrebare. Dar trec câteva zile și nu reușești să răspunzi. (Hei, lucrurile au fost nebunești.)

deci Eric e-mailuri întrebarea lui pentru a vă din nou, de data aceasta cc ‘ ing seful tau.

pentru a spune ușor, acest lucru nu este productiv. Dăunează relației de lucru a lui Eric cu tine. Și pierde timpul pentru șeful tău.

alegeți canalul potrivit pentru mesajul dvs.

recomandarea mea în această situație se întoarce la un principiu important: o parte din a fi un comunicator de afaceri productiv este alegerea canalului potrivit pentru a vă transmite mesajul.

în acest caz, Eric ar fi trebuit să găsească o modalitate mai directă de a Cerc înapoi cu tine decât cc ‘ ing seful tau, poate cu un apel telefonic sau în vizită în persoană.

micromanagementul prin Cc

este deosebit de dăunător atunci când un lider demonstrează o etichetă de e-mail proastă, solicitând ca rapoartele lor directe să le cc pe toate comunicările.

am auzit clienții plâng de manageri care au cerut ca rapoartele lor directe să le cc pe toate comunicațiile. Nu e mișto! Acest lucru este micromanagement și poate fi chiar văzut ca agresiune.

când vorbesc cu echipele de conducere afectate de această problemă, le sugerez să examineze de unde vine. Nu au încredere în angajații lor? Au probleme de control?

dacă ești un manager care face asta, oprește-te. Te faci pe tine și pe membrii echipei tale mai puțin productivi. Apoi abordați orice probleme de bază care v-au determinat să acționați în acest fel.

Protejați-Vă Căsuța De E-Mail!

chiar dacă pur și simplu ignorați e-mailurile atunci când vă lovesc căsuța de e-mail, acestea vă abat atenția de la cea mai importantă lucrare. Există cu siguranță o cale mai bună. aflați cum să se ocupe de atacul de e—mail și de a crește productivitatea generală-și satisfacția de muncă!

atenție la cca

din punct de vedere etic, te afli pe un teren nesigur cu un bcc.

o utilizare obișnuită pentru bcc este partajarea unui mesaj cu cineva despre care nu doriți ca destinatarul principal să știe.

fii atent la consecințele neintenționate

dar etica deoparte, există pur și simplu prea mult potențial pentru consecințe neintenționate cu un bcc. De exemplu, sunt sigur că ați auzit sau chiar ați experimentat povești de groază despre Bcc care au dispărut, cum ar fi atunci când cineva nu și-a dat seama că au fost Bcc și a lovit ‘Răspundeți tuturor’ pentru a răspunde.

o strategie mai sigură pentru mesajele Private

predau o modalitate mai sigură de a gestiona situațiile în care trebuie să partajați în mod privat un e-mail: mai întâi, trimiteți e-mailul destinatarului principal. Apoi accesați folderul „trimis „și redirecționați mesajul, alertând destinatarul” privat ” de ce îl trimiteți. De exemplu, ” Betty, mai jos este mesajul pe care i l-am trimis Debrei pentru a atrage atenția asupra întârzierii sale frecvente.”

când este în regulă să folosiți Bcc

există o singură situație în care utilizarea bcc este o etichetă bună pentru e-mail: trimiterea unui e-mail de grup mare.

dacă trimiteți un e-mail de grup mare, utilizați bcc pentru a proteja confidențialitatea destinatarilor și pentru a împiedica pe oricine din grup să „răspundă tuturor”, în special cu mesaje inutile, cum ar fi „mulțumesc.”

din nou, sper că acest articol servește ca o resursă valoroasă pentru tine și colegii tăi. Dacă doriți să aflați mai multe despre eticheta excelentă a e-mailului, am adăugat o perspectivă suplimentară asupra celor mai bune practici de e-mail și a modului în care e-mailul vă poate sprijini, mai degrabă decât să vă înăbușe, productivitatea. Sau faceți clic pe aceste linkuri dacă doriți să aflați mai multe despre gestionarea atenției sau despre sistemul meu de gestionare a fluxului de lucru de productivitate împuternicit.

mai multe despre eticheta de e-mail

navigarea cc și bcc este doar un aspect al practicării unei bune etichete de e-mail. Acest lucru, la rândul său, îi ajută pe colegii tăi—și pe tine însuți—să fie mai productivi. Iată câteva sfaturi de etichetă prin e-mail care susțin gestionarea sănătoasă a atenției.

• evitați sau reduceți e-mailurile după oră.

  s-ar putea trimite un e-mail noaptea târziu. De ce? Pentru că subiectul este proaspăt în mintea ta și nu vrei să uiți de el.

  îți dai seama că este în regulă, deoarece nu ai nevoie de un răspuns imediat. Dar mesajul dvs. păstrează în continuare destinatarul de la deconectarea de la locul de muncă și obținerea timpului relaxant și restaurativ de care au nevoie în afara biroului.

  este atât mai amabil, cât și mai productiv să țineți e-mailuri non-urgente până la orele de lucru standard. Dacă apare ceva urgent, sunați sau trimiteți un mesaj text în loc să trimiteți prin e-mail.

  lideri, puteți sprijini productivitatea echipei dvs. prin stabilirea de orientări în biroul dvs. în jurul valorii de e-mail după ore. Pentru a afla mai multe, consultați articolul meu HBR „e-mailurile tale târzii îți rănesc echipa.”

• fii clar despre timpii de răspuns

  ce înseamnă să fii”receptiv la e-mail”? Diferite persoane au standarde diferite în ceea ce privește capacitatea de reacție. Important este să fii pe aceeași pagină cu oamenii cu care comunici.

  dacă conduceți o echipă, puteți seta un ghid conform căruia e-mailul este utilizat numai pentru solicitările de rutină. (E-mailul nu a fost niciodată destinat să fie comunicare sincronă! Orice lucru care necesită un răspuns mai rapid ar trebui gestionat printr-un alt canal de comunicații.)

  acest lucru îi eliberează pe membrii echipei dvs. de sentimentul că ar trebui să-și verifice constant căsuțele poștale și le oferă mai mult timp pentru o muncă neîntreruptă.

• scrieți e-mailuri gândite

  punând doar puțin mai mult timp în e-mailurile pe care le trimiteți le poate face mult mai clare. Acest lucru va reduce comunicarea necorespunzătoare

  un lucru pe care îl puteți face pentru a vă ajuta destinatarii de e-mail este să scrieți Mai multe linii de subiecte bogate în informații. De exemplu, în loc să folosiți ” important!”ca subiect, mergeți mai departe și spuneți ce este atât de important: „întâlnirea de la 3 p.m. a fost anulată.”

  în corpul mesajului tău, ajută-ți colegii să fie mai eficienți. Pentru a face acest lucru, fiți cât mai descriptivi și specifici, mai ales dacă cereți destinatarilor să facă ceva. De exemplu, este mai direct să scrieți „vă rugăm să examinați această agendă înainte de întâlnirea de vineri” în loc de doar „ordinea de zi pentru vineri.”

• nu sari firul

  acest lucru înseamnă că ar trebui să limiteze mesajele la orice este în linia de subiect. De exemplu, dacă cineva vă trimite un e-mail cu subiectul, „minutele întâlnirii” și conținutul conține minutele întâlnirii, nu răspundeți cu un subiect, „Re: minute de întâlnire”, dar mesajul să fie despre ceva complet fără legătură. În acest caz, este mai bine să începeți un mesaj nou cu o nouă linie de subiect.

practicarea unei bune etichete de e-mail vă îmbunătățește relațiile cu colegii și vă ajută pe toți să fiți mai productivi.

creșteți productivitatea și îmbunătățiți eticheta de e-mail

consultați cărțile mele pentru a găsi mai multe strategii de e-mail precum cele din această postare:

• „secretele Productivității Personale”
• „munca fără pereți” (recomandat pentru liderii de la locul de muncă)
• „Managementul atenției”

sau contactați-mă pentru a vorbi despre probleme specifice din organizația dvs. și dacă soluțiile mele sunt potrivite pentru nevoile dvs. de vorbire și instruire.